Du finner rapporten her: EMN inform: Governing the accommodation of international protection applicants (2024) (eksternt nettsted)

Effektiv styring av innkvarteringen av asylsøkere er avgjørende for å kunne håndtere uforutsigbare ankomster av asylsøkere i en situasjon der det er knapphet på boliger og begrensede ressurser. Denne rapporten fokuserer utelukkende på innkvartering av personer som søker asyl (internasjonal beskyttelse) og har unntatt personer som er omfattet av midlertidig beskyttelse og overføringsflyktninger.

Standarder for mottaksforholdene i EU reguleres av Mottaksdirektivet (Directive 2013/33/EU "Reception Conditions Directive, RCD" og det omarbeidede (EU) 2024/1346). Norge deltok i undersøkelsen, men er ikke bundet av direktivet.

Hovedfunn fra rapporten

• Sentralisert styringsmodell finnes i de fleste av landene som deltok i undersøkelsen, med én myndighet primært ansvarlig for innkvarteringen av asylsøkerne. Dette er vanligvis enten et departementet eller et eget forvaltningsorgan. Men flere land har en blandet tilnærming som vanligvis er ledet nasjonalt, med varierende grad av kompetanse delegert til styringsstrukturer på nasjonalt, regionalt og lokalt nivå. Eksempler på dette er Østerrike, Belgia, Nederland og Norge. Bare Tyskland har en rendyrket desentralisert modell. I Norge involverer styringen av innkvarteringen av asylsøkere flere organisasjoner med ulike ansvarsområder og mandater. Disse organisasjonene samarbeider tett for å sikre tilbud om innkvartering, støttetjenester og integreringsaktiviteter for personer som søker beskyttelse i Norge.
• Fordelene med en sentraliserte styringsmodell hevdes å være bl.a. stabilitet i planlegging og koordinering av aktiviteter, felles retningslinjer og prosedyrer, samt tydelig plassering av ansvar. De landene som bruker en blandet eller desentralisert tilnærming, oppga at dette gjør systemet mer tilpasningsdyktige når behovene varierer. I Norge er det i stor grad Politiets Utlendingsenhet og UDI som håndterer asylsøkere, før en evt. bosetting, og begge er underlagt Justis- og beredskapsdepartementet. Dette gjør det lettere for politikere å iverksette tiltak. At Integrerings- og mangfoldsdirektoratet, IMDi, er underlagt et annet departementer, gjør kommunikasjonen og beslutningene mer tidkrevende. I saker om bosetting for personer med sårbarhet eller spesielle behov, ser vi noen ganger at bosettingene blir forsinket fordi ansvarsfordelingen gjør det vanskelig å se hele perspektivet. 

Den norske modellen forutsetter en effektiv ansvarsfordeling mellom de ulike sektormyndighetene. Ansvarsavgrensningen mellom mottakene, kommunene og statlige aktører kan noen ganger være utfordrende. Vanligvis innen helsevesen, utdanning og barnepass.

• I de fleste land er andre interessenter/stakeholders som NGOer eller sivilsamfunnorganisasjoner ikke involvert i beslutningsstrukturer og styring av innkvarteringen av asylsøkere. Dette er annerledes i Frankrike og Italia. I Frankrike, deltar NGOer i strategiske komiteer på høyt nivå. I enkelte land, som  f.eks. Tyskland, Litauen, Finland og Norge, kan NGOer tilby innkvartering etter avtale med ansvarlige statlige institusjoner. I Norge er NGOer involvert i ulike aspekter av tilretteleggingen for asylsøkere, herunder drift av mottakssentre. Den norske praksisen er spesielt omtalt i rapporten.
• Nylige endringer i styringsstruktur
  Som følge  store kapasitetsutfordringer, har Belgia foretatt tre store endringer. De har flyttet fokus fra økonomisk støtte til materiell bistand, de prioriterer en mottaksmodell med kollektive mottak fremfor individbaserte, og de overlater en del av mottakene til private operatører.
  I Irland har regjeringen, på grunn av de høye ankomstene, revidert sin opprinnelige strategi om kun statlig eide mottak og integrering fra dag én. Den nye strategien inneholder en plan for sterk oppskalering av nye mottak som også vil inkludere kommersielle aktører.
  Endringer i anskaffelser ble rapportert av Finland og Norge. I Finland, vil alle anskaffelser av nye mottak gjennomføres gjennom offentlige anbud, og erstatte tidligere direkteanskaffelser. Norge har tatt i bruk et nytt innkjøpssystem med ulike kontraktsnivåer og rammeavtaler, for å sikre en mer fleksibel og kostnadseffektiv innkvartering.
• Administreringen av hvor mange som jobber i mottakssentre og i annen innkvartering anses av mange av landene som en utfordring. Ansvarlige for styring og drift av mottak er ofte en blanding av offentlig ansatte, NGOer, og ansatte fra uavhengige virksomheter. Midlertidig ansatte brukes for å håndtere varierende ankomster.
  I Norge har avdelingen i UDI som har ansvar for å styre innkvartering, rundt 150 ansatte. På grunn av svingningene i antall asylsøkere, kan dette variere fra år til år. Samlet sett er fleksibilitet i bemanningsnivået avgjørende for å effektivt svare på svingende ankomstnivå og sikre at flyktninger og asylsøkere får rettidig og hensiktsmessig støtte i Norge. Denne fleksibiliteten oppnås gjennom en kombinasjon av ressursallokeringsstrategier, midlertidige ansettelsesordninger, partnerskap med eksterne interessenter og teknologiforbedringer.
• De fleste landene har egne beredskapsplaner for å kunne håndtere plutselige svingninger i behovet for innkvartering. Vanligvis er det et bredt spekter av interessenter involvert i utviklingen og gjennomføring av slike planer.
  I Norge har UDI en sentral rolle i å utvikle beredskapsplaner for å ta imot asylsøkere. UDI er med på å koordinere innsatsen med andre relevante etater og interessenter. Justis- og beredskapsdepartementet er involvert i å koordineringen ved masseankomster. Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap har ansvar for beredskap og kan være involvert i å koordinere respons på masseankomster av flyktninger eller asylsøkere, inkludert å gi logistisk støtte og koordinere med lokale myndigheter. Samlet sett involverer beredskapsplanlegging og beredskap ved masseankomster en tverretatlig tilnærming, med offentlige etater, kommuner, frivillige organisasjoner og internasjonale partnere som jobber sammen for å sikre effektive tiltak som ivaretar rettighetene til flyktninger og asylsøkere.